La manipulation et l’archivage des documents administratifs et juridiques au format papier peuvent avoir des risques concernant la perte des données et d’informations importantes ou même un manque de traçabilité. C’est à ce stade que les logiciels de gestion électronique des documents juridiques interviennent. Ils permettent d’accompagner les entreprises que ce soient des PME, ETI ou des grandes entités dans leur transformation digitale.
Ces logiciels de gestion électronique des documents juridiques assurent ainsi la dématérialisation et l’archivage numérique des documents importants et essentiels dans un département juridique. Une solution logicielle qui vise à gérer, organiser et stocker un ensemble de documents et dossiers juridiques.
Un logiciel de gestion électronique désigne le processus de gestion des documents dans la fonction juridique. Un procédé qui comprend l’acquisition des documents juridiques, l’indexation et classement, le stockage des données, l’accès et diffusion des documents juridiques.
La mise en place d’une gestion électronique des documents juridiques présente de nombreux avantages notamment :
- Une maîtrise des flux des documents papiers et électroniques reçus quotidiennement au sein des entreprises.
- Une augmentation des gains de productivité tout en réduisant le temps consacré au traitement des processus.
- Une amélioration de la performance dans la classification des documents grâce à un système d’indexation des documents
- Une amélioration de la traçabilité des flux documentaires et de leur contenu en cas de traitement.
- Une amélioration de la fluidité de circulation de l’information et de traitement des données
- Une accélération du partage d’informations entre les collaborateurs.
- Une conformité et exigence et aux contraintes légales en matière d’archivage.
- Un système de traitement d’informations paramétrables en fonction des besoins et en assurant la sécurité des traitements
La mise en place d’une gestion électronique des documents juridiques est l’obtention d’une dématérialisation complète de ces documents. Grâce à un logiciel de gestion électronique des documents juridiques qui répond à toutes les problématiques de gestion rencontrée au sein de la direction.